การประชุมผู้ถือหุ้น

1. ชี้แจงรายละเอียดเพิ่มเติมในหนังสือเชิญประชุมผู้ถือหุ้นเกี่ยวกับการมอบฉันทะ สิทธิของผู้รับมอบฉันทะ ข้อควรพิจารณาในการมอบฉันทะให้บุคคลใดทำการแทนตน เพื่อให้ผู้ถือหุ้นได้พิจารณาถึงประโยชน์และผลกระทบที่เกิดจากการมอบฉันทะ
2. บริษัทอาจเสนอชื่อกรรมการที่เป็นอิสระอย่างน้อย 1 ท่าน เป็นผู้รับมอบฉันทะเพื่อเป็นการเพิ่มทางเลือกให้แก่ผู้ถือหุ้น
3. กำหนดระเบียบในการประชุมผู้ถือหุ้นให้ชัดเจน โดยฝ่ายจัดการประชุมของบริษัทควรให้ผู้รับมอบฉันทะนั้น เปิดเผยถึงรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ประวัติโดยย่อ จำนวนหุ้นที่ได้รับมอบฉันทะ และข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุผลที่เชิญชวนและการลงมติในวาระต่าง ๆ ในการประชุมนั้น เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้มีสิทธิออกเสียง รวมถึงความคิดเห็นต่อการตัดสินใจในการลงมติในแต่ละวาระการประชุมนั้นของผู้เชิญชวนด้วย โดยจัดส่งให้กับผู้ถือหุ้นก่อนการประชุม

คณะกรรมการบริษัทต้องจัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้น หากมีผู้ถือหุ้นซึ่งมีหุ้นนับรวมกันได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 10 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้ทั้งหมด เข้าชื่อกันทำหนังสือขอให้คณะกรรมการเรียกประชุมวิสามัญผู้ถือหุ้น โดยต้องระบุเรื่องและเหตุผลในการขอให้เรียกประชุมไว้ให้ชัดเจนในหนังสือดังกล่าวด้วย ซึ่งในกรณีนี้ คณะกรรมการต้องจัดให้มีการประชุมผู้ถือหุ้นภายใน 45 วันนับแต่วันได้รับหนังสือจากผู้ถือหุ้น ทั้งนี้ หากคณะกรรมการไม่จัดประชุมภายในกำหนดเวลา ผู้ถือหุ้นอาจเรียกประชุมเองภายใน 45 วัน นับแต่ครบกำหนดระยะเวลาดังกล่าว (พ.ร.บ. มหาชน มาตรา 100)

ต้องมีผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งนับจากผู้ที่มาประชุมด้วยตนเองและจากผู้รับมอบฉันทะแล้วได้ไม่น้อยกว่า 25 คน หรือไม่น้อยกว่าครึ่งหนึ่งของจำนวนผู้ถือหุ้นทั้งหมด และถือหุ้นรวมกันได้ไม่น้อยกว่า 1 ใน 3 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้แล้วทั้งหมด (ตาม พ.ร.บ. มหาชน มาตรา 103) 

ฝ่ายจัดการประชุมของบริษัทต้องแจ้งให้ที่ประชุมทราบว่าจำเป็นต้องจัดประชุมใหม่อีกครั้ง โดยครั้งต่อไปไม่จำเป็นต้องครบองค์ประชุม แต่หากในการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งนั้น เกิดจากผู้ถือหุ้นร้องขอ ก็ให้ระงับการประชุมไป (ตาม พ.ร.บ. มหาชน มาตรา 103) 

ใช้เสียงข้างมากคือ มากกว่าครึ่งหนึ่งของจำนวนหุ้นของผู้เข้าร่วมประชุมและมีสิทธิออกเสียง (ตาม พ.ร.บ. มหาชน มาตรา 107)

ในวาระสำคัญ เช่น การซื้อหรือขายกิจการ การรวมกิจการ รายการเกี่ยวโยง การได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินทรัพย์ การมอบหมายให้คนอื่นเข้าจัดการธุรกิจของบริษัท เป็นต้น ทั้งนี้ ฝ่ายจัดการควรประกาศให้ทราบว่าผู้เข้าร่วมประชุมท่านใดมีส่วนได้เสีย และงดใช้สิทธิออกเสียงพร้อมทั้งระบุจำนวนหุ้นด้วย (ตาม พ.ร.บ. มหาชน มาตรา 107)

สถานที่จัดประชุมต้องอยู่ในท้องที่อันเป็นที่ตั้งของสำนักงานใหญ่หรือจังหวัดใกล้เคียง และเพียงพอต่อจำนวนผู้เข้าประชุมที่จะเข้าร่วมประชุมอย่างเท่าเทียมกัน และควรอำนวยความสะดวกแก่ผู้ถือหุ้น หากสถานที่ประชุมอยู่ไกลจากเส้นทางคมนาคมหลัก
นอกจากนั้น บริษัทยังสามารถจัดประชุมผู้ถือหุ้นผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ได้ ในกรณีไม่มีข้อบังคับของบริษัทกำหนดห้ามไว้เป็นการเฉพาะ

ฝ่ายจัดการประชุมของบริษัทต้องตรวจสอบหลักฐานจากผู้มาลงทะเบียนก่อนที่จะเข้าห้องประชุม เช่น ตรวจจากบัตรประชาชนของผู้เข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง ตรวจใบรับมอบฉันทะและบัตรประชาชนของผู้รับมอบฉันทะว่าตรงกับใบรับมอบฉันทะ หรือตรวจหนังสือเดินทางจากผู้ถือหุ้นต่างประเทศ

กำหนดเวลาการลงทะเบียนควรเริ่มต้นก่อนหน้าการประชุม 2 ชั่วโมง

เมื่อมีวาระที่ต้องลงคะแนนเสียงทั้งในกรณีปกติและลงคะแนนลับ บริษัทต้องกำหนดวิธีลงคะแนนเสียงไว้ให้ชัดเจน และแจ้งให้ทราบถึงข้อควรระวังในการลงคะแนนเสียงที่อาจจะทำให้การลงคะแนนเสียงเป็นโมฆะได้ด้วย

เพื่อให้การประชุมเป็นไปด้วยความโปร่งใส ฝ่ายจัดการประชุมควรแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงคะแนนเสียงที่นับได้ในวาระนั้นๆ ทันที